İletişim

Aynı konuda farklı düşünüyoruz: Ekipçe nasıl karar vereceğiz?

Görüş ayrılıklarını somut iş koşulları, açıklayıcı sorular ve ortak karar ölçütleri üzerinden ele almak için beş adımlık toplantı uygulaması.

Burcum Altıntaş · 2026-10-27

Bir toplantıda satış ekibi teslimin hızlanmasını, operasyon ekibi ise ek kontrol yapılmasını istiyor. Konuşma ilerledikçe aynı cümleler tekrarlanıyor: “Müşteri bekliyor” ve “Bu şekilde yetişmez.” Bu kurgusal durumda iki tarafın önerileri belli, fakat önerilerin arkasındaki iş koşulları henüz birlikte incelenmemiş. Bugünkü iletişim uygulamamız, bir görüş ayrılığını ortak bir karar sorusuna dönüştürmek.

Aşağıdaki çalışma, ekip toplantısında deneyebileceğiniz bir görüşme taslağıdır. Bilimsel bir ölçek veya her anlaşmazlığı çözecek bir yöntem olarak sunulmuyor. Başlangıçta sınırları belli tek bir konu seçin. Kurumun yetki ve onay kurallarını esas alın; görüşmeye katılanların hangi kararı verebileceğini baştan açıklayın.

1. Tartışmayı tek bir karar sorusuyla sınırlandırın

“Birimler arasında iletişim sorunu var” ifadesini açarak başlayın. Bugün hangi iş hakkında karar gerekiyor? Örneğin soru, “Bu sipariş için müşteriye hangi teslim tarihini bildireceğiz?” olabilir. Geçmişteki bütün sorunları aynı görüşmeye taşımak yerine, seçtiğiniz karar için gerekli bilgileri belirleyin. Diğer konuları ayrı bir gündem notuna yazabilirsiniz.

Kararın kim tarafından ve ne zamana kadar alınacağını belirtin. Toplantı yalnızca seçenek hazırlamak için yapılıyorsa bunu söyleyin. Katılımcılar öneri sunarken nihai onayın başka bir kişide olduğunu bilsin. Karar verme yetkisi bulunmayan bir gruptan, kurum adına bağlayıcı bir taahhüt vermesini beklemeyin.

2. Önerinin arkasındaki ihtiyacı sorun

Her tarafa söz vererek önerisini ve gerekçesini anlatmasını isteyin. “Hemen gönderelim” diyen kişiye, hangi müşteri beklentisinin karşılanması gerektiğini sorun. “Kontrolü tamamlayalım” diyen kişiden de hangi kontrolün neden gerekli olduğunu açıklamasını isteyin. Bu örneklerde amaç, kişilerin haklılığını oylamak değil, kararda dikkate alınacak koşulları toplamaktır.

Dinleyen taraftan duyduğunu kendi sözleriyle özetlemesini isteyin: “Sizin için şu bilginin doğrulanması gerekiyor; doğru mu anladım?” Özetin doğruluğunu konuşan kişi kontrol etsin. Bir görüşü özetlemek, o görüşe onay vermek anlamına gelmez. Farklı anlaşılan noktaları seçenek üretmeye başlamadan önce düzeltin.

3. Bilinenleri ve varsayımları ayırın

Ortak bir sayfaya iki başlık açın: doğrulanmış bilgiler ve yanıt bekleyen sorular. Müşteriye daha önce bildirilen tarih, mevcut kayıt üzerinden kontrol edilebilir. Bir kontrolün ne kadar süreceği ise ilgili sorumludan bilgi gerektirebilir. “Her zaman böyle oluyor” gibi genel ifadeleri, bu kararı ilgilendiren somut örneğe çevirin.

Eksik her bilgi için bir kişi ve dönüş zamanı belirleyin. Yanıt gelmeden alınabilecek kararın sınırını da konuşun. Müşteri veya çalışan bilgilerini toplantı notlarına gereksiz ayrıntıyla taşımayın; karar için gereken iş koşulunu kaydetmek yeterli olabilir. Belirsizliği ortadan kalkmış gibi göstermeden, hangi noktanın hâlâ açık olduğunu yazın.

4. Seçenekleri aynı ölçütlerle karşılaştırın

Bilgiler toplandığında uygulanabilir seçenekleri birlikte sıralayın. Kurgusal sipariş örneğinde tam teslim, onaylı bir kısmi teslim veya yeni tarih önerisi değerlendirilebilir. Bu seçeneklerin kurumun süreçlerine uygun olup olmadığını ilgili sorumlularla kontrol edin. Sırf uzlaşma sağlamak için zorunlu bir kontrolü kaldırmayı çözüm kabul etmeyin.

Her seçeneğe aynı soruları yöneltin: Hangi ihtiyacı karşılıyor? Hangi kaynak gerekiyor? Kimden onay alınacak? Başka hangi işi etkiliyor? Karşılaştırmayı kişilerin konuşma gücüne göre değil, üzerinde anlaşılan iş ölçütleriyle yapın. Henüz değerlendirilmemiş bir seçenek varsa bunu kesin çözüm gibi sunmak yerine araştırılacak öneri olarak işaretleyin.

5. Kararı ve açık kalan noktayı birlikte okuyun

Toplantının sonunda seçilen yolu, sorumluyu ve bir sonraki kontrol zamanını yüksek sesle özetleyin. Müşteriye bilgiyi kimin ileteceğini de açıklayın. Karar verilemediyse toplantıyı belirsiz bir “Tekrar konuşuruz” cümlesiyle kapatmayın; hangi bilgi veya onay beklendiğini ve konunun ne zaman yeniden ele alınacağını yazın.

Bu hafta tek bir görüş ayrılığında bu taslağı deneyin. Görüşmeden sonra taraflara şu soruyu sorun: “Karşı tarafın hangi ihtiyacını başlangıçta bilmiyorduk?” Ortaya çıkan ortak dinleme veya açıklayıcı soru sorma ihtiyacını bir iletişim atölyesinde kurgusal senaryolarla çalışabilirsiniz. Uygulamanın ardından, gerçek işte denenecek bir konuşma davranışı seçip takip tarihini belirleyin.